하루 동안 어떤 사람은 더 많은 일을 처리하고 어떤 이는 온종일 일해도 티가 나지 않습니다. 두 사람의 차이는 무엇일까요? 바로 생산성에 있습니다.

특히 미팅, 보도자료 작성, 모니터링, 이메일, 행사 기획 등 여러 업무와 빠듯한 데드라인을 맞춰야 하는 홍보 담당자는 업무 생산성 관리가 중요합니다.

오늘은 홍보 담당자가 업무 시간 동안 생산성을 높일 수 있는 4가지 방법과 툴을 소개합니다.

1. 이메일 효율적으로 활용

하루에도 몇 번씩 이메일을 확인하고 계신가요? 만약 5분마다 이메일을 확인한다고 가정했을 때 하루에 약 100번 정도 이메일을 확인하고 있는 셈입니다. 이렇게 이메일에 지나치게 많은 시간을 쏟다 보면 다른 일들이 지연될 수도 있고, 보도자료 작성이나 편집과 같은 집중을 요구하는 작업에는 방해를 받게 됩니다.

이메일 업무에만 집중하는 시간을 지정해 놓는 것이 좋습니다. 예를 들어, 오전 일찍, 점심 식사 직후, 오후 X시 등 시간을 배정해두면 더 능률적으로 일할 수 있고, 이 업무 저 업무 왔다 갔다 하는 일이 줄어듭니다.

받은 메일함을 용도에 따라 분류하는 것도 좋습니다. 간단한 메일을 즉시 회신하되 당장 회신할 수 없는 메일은 ‘할 일’, ‘참고’, ‘프로젝트별’ 폴더를 만들어 관련 메일을 관리하는 것 입니다.

또한 메일을 받으면 바로 회신하거나, 폴더로 옮겨 보관하거나 그렇지 않으면 삭제하는 등의 액션을 습관화하는 것도 일의 능률을 올리는 방법입니다.

2. 업무 우선순위 정하기

해야 할 일이 많아 어떤 업무에 중점적으로 해야 할지 모르는 경우 할일 목록을 만들어 우선순위를 정해보세요. 우선순위를 정할 때는 아이젠하워 매트릭스가 도움이 됩니다.

아이젠하워 매트릭스는 미국의 아이젠하워 전 대통령이 고안했다고 하여 붙여진 이름인데 사분면으로 이루어진 매트릭스에 Y축은 일의 중요도, X축은 시간적인 중요도를 나타냅니다. 긴급하고 중요한 활동에 집중할 수 있도록 도와줍니다.

이 방법은 업무를 총 4개의 범주로 구분하는데 범주 1은 긴급하면서 중요한 과제로, 즉시 시작하되 직접 처리해야 할 업무입니다.

범주 2는 긴급하지는 않지만 중요한 업무입니다. 즉시 처리를 하지 않아도 되기 때문에 처리를 뒤로 미룰 수 있습니다. 전략적으로 기한을 정하고 계획을 세워야 합니다.

범주 3은 긴급하지만 중요하지는 않은 업무입니다. 긴급하다는 이유로 몰두할 우려가 있지만 중요한 일이 아닌 경우 처리하기가 까다롭지 않으므로 다른 사람에게 위임할 수 있습니다.

범주 4는 긴급하지도 않고 중요하지도 않은 업무입니다. 이런 과제는 아예 손을 대지 않는 것이 좋습니다.

3. 집중력 향상 툴 사용

홍보 담당자는 보도자료 작성 등 단시간에 집중력을 높여 처리해야 할 업무가 많습니다. 그러나 PC를 이용해 업무를 처리하다 보면 SNS, 뉴스 등으로 산만해지고 집중력이 흐트러지는 경우가 있습니다. 이처럼 주의산만, 의지박약을 피하기 위한 툴이 많이 있습니다.

대표적인 것이 스테이포커스드(StayFocusd)입니다. 스테이포커스드는 웹사이트를 차단하는 크롬 확장 프로그램입니다.  

본인이 차단 사이트를 직접 추가하고, 제한 시간 등을 설정할 수 있습니다. 특정 날짜, 특정 시간 동안만 실행되도록 구성하거나 콘텐츠 유형까지 선택해서 차단할 수 있습니다.

모바일에도 비슷한 앱이 있습니다. 아이폰용 프리덤(Freedom)과, 안드로이드용 클리어락(ClearLock)입니다. 스마트폰에서 사용제한을 걸 앱을 선택하고 설정한 시간 동안 통제할 수 있습니다.

스마트폰 사용량을 줄이는 포레스트(Forest) 앱도 있습니다. 이 앱은 나무가 자라나는 시간동안 스마트폰 사용을 제한합니다. 다른 사용자들과 대결하고 공유도 할 수 있습니다. 스마트폰, 인터넷 중독으로부터 벗어나 삶의 질을 높여보세요.